Apesar do pequeno porte, o cartório se destaca pela excelência na gestão, uso de tecnologia e qualidade dos serviços extrajudiciais.
O Registro de Imóveis de Virginópolis, sob a liderança da oficiala Michely Freire, foi reconhecido com o Prêmio Ouro no Programa de Qualidade Total (PQTA) 2024 — uma das mais importantes certificações de excelência da atividade extrajudicial brasileira. A premiação coroa uma trajetória de evolução contínua da serventia, iniciada com a criação de simples roteiros de atividades e que, ao longo do tempo, resultou em significativas conquistas em modernização, padronização e melhoria contínua dos serviços.
Embora Michely esteja à frente do cartório desde 2013, o compromisso com a qualidade começou a ser sistematizado, de fato, quatro anos depois, em 2017. A necessidade de fortalecer os processos ganhou força em 2018, com a reestruturação da equipe a partir da participação do curso “Lapidando Diamantes”, da TXAI, dando início a um novo ciclo de evolução e amadurecimento da gestão.
Sobre os investimentos, um dos pontos de destaque foi a adoção de uma plataforma de gestão, que permite automatizar indicadores, distribuir tarefas de forma equilibrada e incorporar checklists inteligentes às rotinas. O cartório também investiu em infraestrutura: novos scanners, computadores, servidores e a digitalização do acervo contribuíram diretamente para a melhoria do atendimento.
A qualidade da equipe foi outro ponto de atenção. Os colaboradores foram contratados já sob a vigência do programa de qualidade, o que favorece a aderência às práticas estabelecidas. Além disso, a criação de uma política de reconhecimento interno ajuda a manter o engajamento e estimula comportamentos alinhados à cultura da excelência.
Sobre o Prêmio Qualidade Total Anoreg, a primeira participação do cartório na premiação foi em 2019, com a conquista do selo Prata. Desde então, a serventia tem participado anualmente, acumulando selos Ouro e Diamante — reflexo de um trabalho consistente, pautado na melhoria das rotinas, na redução dos prazos de entrega e na organização interna.
Em relação ao prêmio de 2024, Michely valoriza o reconhecimento externo, mas destaca que a maior conquista é ver os processos funcionando com solidez e continuidade. “Mais do que o prêmio em si, o que realmente nos traz satisfação é a tranquilidade de trabalhar com processos organizados, com clareza de responsabilidades e segurança nas rotinas. A premiação é, sem dúvida, um incentivo valioso, mas é a qualidade incorporada ao dia a dia que nos dá confiança para exercer nosso papel com excelência”, afirma.
Entre os desafios enfrentados, Michely destacou a necessidade de se reinventar como gestora, buscando capacitação em liderança, processos e comunicação. “Percebi que meu conhecimento jurídico e o preparo para o concurso não eram suficientes para enfrentar os desafios práticos da gestão de uma serventia. Foi um movimento pessoal de ampliação de consciência e mudança de postura gerencial”, relata.
Internamente, a adaptação da equipe ao novo modelo também exigiu superação. Houve resistência inicial à adoção de ferramentas como pesquisa de clima e controle de erros — inicialmente percebidas como instrumentos punitivos. Com escuta ativa e clareza nos objetivos, essas barreiras foram vencidas. Outro desafio relevante foi a modernização de um acervo centenário, composto por documentos manuscritos e datilografados, além das limitações financeiras, superadas com planejamento e definição rigorosa de prioridades.
Em relação ao atendimento ao público, as mudanças foram bem recebidas, especialmente pela redução dos prazos. Pesquisas diárias de satisfação confirmam a evolução do serviço e mostram um aumento na confiança dos usuários ao expressar críticas e sugestões — o que fortalece ainda mais a cultura de aprimoramento contínuo.
Para o futuro, Michely planeja a mudança de sede do cartório, com foco em conforto e acessibilidade. E, com os olhos voltados para a inovação, aposta na capacitação da equipe para o uso de inteligência artificial, buscando mais eficiência, menos erros e mais tempo dedicado a atividades estratégicas.
Com uma gestão focada em inovação, sustentabilidade e compromisso com a sociedade, o Registro de Imóveis de Virginópolis se firma como exemplo de que a excelência é uma escolha possível — e transformadora — mesmo em cartórios de pequeno porte.