Um dos requisitos de pontuação do Prêmio de Qualidade da Anoreg é verificar se o cartório possui uma gestão de pessoas. Esse item vale 20 pontos no total de 100 pontos a serem alcançados, e, em sua análise, diversos requisitos são analisados.
Código de conduta/Código de ética
O primeiro requisito é ter um Código de conduta ou um Código de ética documentado. O documento deve conter, em resumo:
a) as condutas dos colaboradores, deveres, proibições, infrações disciplinares;
b) referência aos valores do cartório, previstos na definição de Missão, Visão e Valores;
c) regras da LGPD, que os colaboradores devem observar com relação à confidencialidade do serviço prestado;
d) regras de bom comportamento em relação ao compliance.
O Código de ética e conduta deve alcançar tanto os colaboradores como os profissionais terceirizados prestadores de serviços do cartório. É necessário que ele seja conhecido por todos que atuam na serventia, sendo importante o cartório realizar uma reunião de apresentação do documento, informando os principais pontos e deixando cópia disponível para a equipe. É essencial documentar essa publicização, por meio de ata de reunião e recibo de recebimento da cópia do código assinado.
O código deve ficar disponível também a todos os fornecedores e parceiros relacionados à atividade-fim, podendo constar em site do cartório e página do instagram ou, ainda, ser enviado por meio físico ou e-mail. Sempre que houver contratação de novos colaboradores, o cartório deve dar conhecimento do conteúdo e disponibilizar o código a eles.
Contratação de colaboradores
Quanto à contratação de colaboradores, o cartório deve estabelecer critérios para a sua realização, como um manual. O processo seletivo deve ser acessível e divulgado, seguindo os critérios objetivos estabelecidos. Além disso, é recomendado que o cartório verifique, antes da contração, se o candidato possui conduta digna.
Organização de pastas funcionais dos colaboradores
O cartório deve possuir pastas funcionais para cada colaborador e mantê-las sempre atualizadas. Os seguintes documentos devem ser arquivados:
a) ficha de registro;
b) contrato de trabalho e/ou aditivo de adequação à LGPD;
c) cópias de diplomas e certificados de cursos;
d) cópia dos documentos pessoais (RG, CPF, comprovante de residência);
e) atestados médicos;
f) ASOs (admissionais, periódicos, mudança de função e demissional).
Organização do ambiente de trabalho
Com objetivo de manter excelência na prestação do serviço, o cartório deve promover práticas de análise de desempenho, estímulos ao aprendizado, controle de absenteísmo e horas extras.
a) Absenteísmo e horas extras
O cartório deve manter um controle interno das faltas, absenteísmo e horas extras. Quanto às horas extras, estas devem seguir o disposto na legislação trabalhista. É importante o cartório possuir um sistema de ponto, para controle desses fatores. Há alguns aplicativos de sistema de pontos RPP-P, que obedecem à Portaria 671/2021 e podem ser usados, como, por exemplo, Tangerino.
b) Educação continuada da equipe e avaliação da eficácia da aprendizagem
O cartório deve disponibilizar cursos de qualificação para a equipe. Um planejamento deve ser estabelecido, com previsão de número de horas e ações de capacitação por colaborador. É importante ter um cronograma de treinamento; indicador de horas de treinamento por colaborador e evidências do cumprimento. Tudo deve ser documentado mediante certificados, listas de presenças, fotos etc.
Além de fornecer os cursos de aprendizado, o cartório deve promover a avaliação dos colaboradores, verificando se realmente houve aprendizado. O resultado da avaliação deve ser apresentado ao colaborador.
Uma dica para treinamento é disponibilizar os cursos da Coopcori aos colaboradores, que, além de aulas sobre os diversos atos do cartório, também fornecer avaliação e certificado.
c) Avaliação de desempenho profissional
Dentro da gestão de pessoal, é necessário que o cartório promova uma avaliação de desempenho profissional para todos os colaboradores com mais de 12 meses de contratação. A avaliação deve ocorrer com periodicidade anual, no mínimo; incluir critérios relativos ao desempenho profissional, ao atendimento aos dispositivos legais e ao alinhamento do colaborador aos valores do cartório; e visar ao comportamento ético permanente e ao desenvolvimento profissional do integrante da equipe.
d) Avaliação da satisfação dos colaboradores e do clima organizacional
Ainda como forma de avaliar o ambiente de trabalho, é necessário avaliar a satisfação dos colaboradores e o clima organizacional. Anualmente, o cartório deve fazer uma pesquisa de clima, de forma independente e imparcial, com garantia de anonimato dos colaboradores. Tal pesquisa pode ser criada por meio de formulário do Google Forms.
Feita a pesquisa de satisfação e de clima do cartório, os resultados devem ser sistematizados e melhorias e intervenções necessárias devem ser propostas.
e) Benefícios aos colaboradores
É exigência do PQTA que o cartório ofereça benefícios aos colaboradores, além dos previstos na legislação ou nos acordos coletivos. Oferecendo dois benefícios, estará parcialmente conforme; oferecendo três, estará totalmente conforme. A lista de benefícios sugeridos é a seguinte:
- cestas básicas;
- vale-alimentação ou similar;
- planos dentários;
- planos hospitalares;
- bolsas de estudo parcial ou integral;
- auxílio creche;
- custeio de atividades externas;
- academia, terapias alternativas;
- auxílio-extra para férias;
- oferta de livros, softwares, equipamentos para aprimoramento nos estudos;
- biblioteca;
- aniversariantes do mês;
- folga no aniversário;
- custeio para participação em treinamentos, workshops, palestras, congressos, adiantamento salarial;
- gratificação por produtividade;
- home office;
- vaga de estacionamento no local ou subsidiada;
- lanches;
- ginástica laboral, desconto em farmácias, fardamento, campanhas de vacinação e outros não mencionados anteriormente.
Por fim, o cartório deve promover a diversidade no ambiente de trabalho. Isso pode ocorrer por meio de contratação, além da adoção de política de sensibilização dos colaboradores, por meio de ações de sensibilização para a diversidade existente na equipe e na sociedade, como palestra, treinamento, vídeo etc.), combatendo a discriminação e garantindo que todos sejam tratados com respeito e igualdade.
f) Integração sociocultural e política de motivação da equipe
Outro ponto a ser avaliado é se o cartório promove integração sociocultural da equipe. A serventia deve promover ou estimular a realização de atividades voltadas ao grupo de colaboradores, visando à união e ao relacionamento interpessoal, como, por exemplo, realização de festas, prática de esportes, torneios, entre outros. Dessa forma, fazer o happy hour com a equipe também pontua no PQTA.
O cartório deve possuir uma política documentada de motivação e valorização dos colaboradores, com critérios definidos e compartilhada com todos, para ciência. Anualmente, as determinações devem ser analisadas criticamente e, se necessário, devem ser atualizadas.
Diversidade no ambiente de trabalho
Por fim, o cartório deve promover a diversidade no ambiente de trabalho. Isso pode ocorrer por meio de uma política de sensibilização dos colaboradores a partir de ações de letramento, como palestra, treinamento, vídeo, compartilhando informações sobre a diversidade existente na equipe e na sociedade, combatendo a discriminação e garantindo que todos sejam tratados com respeito e igualdade.
Cabe destacar que toda e qualquer ação realizada pelo cartório deve ser documentada. Os auditores exigirão a comprovação das práticas.