Investimento em gestão contribuiu para melhoria no atendimento aos usuários
Para garantir que o cartório de Registro Civil e Notas de Durval de Barros, em Ibirité, preste o melhor serviço a seus usuários, a titular Juliana Mendonça Alvarenga gosta de estar sempre presente. “Estou em contato direto com os funcionários. Qualquer dúvida ou problema que surge, eles podem resolver diretamente comigo, na mesma hora. Isso possibilita que os procedimentos sejam validados e revisados constantemente, para melhor adequá-los à nossa realidade.”
Juliana Alvarenga decidiu investir em gestão para melhorar a performance de seu cartório (Foto: Arquivo pessoal)
Atuando na cidade desde setembro de 2011, Juliana conta que as maiores dificuldades enfrentadas no dia a dia se relacionam à gestão, seja no aspecto operacional ou na prática dos atos de ofício. Muitas vezes ela precisa resolver os problemas diretamente no balcão ou por telefone, por exemplo, para evitar reclamações na Corregedoria. “Ao longo dos anos, identifiquei que uma postura proativa é mais eficaz para eliminar os problemas na origem, evitando maiores desgastes no futuro.”
Por isso, a tabeliã ressalta que os titulares devem se manter atualizados às mudanças na área do Direito e às novas técnicas de gestão. Só assim ela afirma ser possível superar as adversidades enfrentadas no cotidiano. “A minha serventia, por exemplo, está localizada em uma área que concentra uma população de baixa renda. Essas pessoas não têm condições de pagar pelo serviço do cartório, o que resulta em um enorme número de atos gratuitos, em especial certidões e casamentos. Precisamos nos adaptar a isso.”
Além disso, um dos problemas atuais é o aumento do uso de documentos falsos apresentados para abertura e reconhecimento de firma. “Não temos como verificar as falsidades documentais, pois, muitas vezes, elas são feitas por funcionários públicos dentro das instituições”, explica.
Essa realidade destoa bastante da imagem construída pelos profissionais que estão ingressando na carreira. “O trabalho parece glamuroso e extremamente rentável, haja vista as constantes notícias divulgadas pela imprensa referentes ao faturamento. Contudo, a realidade é bem distinta”. Para se destacar, Juliana afirma que é preciso se preparar.
Lapidando Diamantes
A melhoria na gestão do cartório veio com o projeto Lapidando Diamantes. Juliana fez parte da primeira turma em Minas Gerais, que começou em 2017 e se estendeu até o início de março deste ano. “Com a participação no curso, passamos a ter procedimentos específicos para todos os atos, o que facilitou não só para mim, como tabeliã, mas também para os funcionários. Fazemos mais de 400 atendimentos por dia, e a padronização tem nos auxiliado a diminuir o tempo médio de espera para cinco minutos e a melhorar a qualidade do serviço prestado.”
Se você também está interessado em melhorar a gestão e o atendimento em seu cartório, as inscrições para as novas turmas do Lapidando Diamante já estão abertas. O projeto é uma iniciativa da Txai Desenvolvimento, que possui mais de 20 anos de experiência em treinamento e em programas de gestão. Os titulares dos cartórios mineiros poderão participar de uma turma em Belo Horizonte, que começará as atividades em maio deste ano.
Ficou interessado? Clique aqui para saber um pouco mais do projeto. As inscrições serão feitas até 11 de maio e as vagas são limitadas!