Por Joelson Sell*
O profissional de Tecnologia da Informação é um personagem que tem ganhado cada vez mais espaço dentro das empresas. Isso porque uma boa estrutura de TI traz grandes benefícios aos negócios, que ganha em organização, eficiência e celeridade. Além disso, esse colaborador especializado auxilia qualquer segmento a se manter atualizado e à frente da concorrência, com dicas do que há de mais novo no mercado, uma vez que a tecnologia avança em velocidade meteórica.
Nos cartórios extrajudiciais, a atenção à estrutura tecnológica deve ser dobrada, uma vez que a tecnologia é fundamental para a realização dos atos e para o armazenamento dos dados, e qualquer falha pode prejudicar a rotina e o andamento desses processos. Neste cenário, o setor de TI pode evitar gastos com o vazamento de informações ou com o uso inadequado da internet pela equipe de colaboradores.
Outros dois pontos que exigirão dos cartórios uma infraestrutura de tecnologia da informação segura e eficaz – de preferência organizada e mantida por um profissional especializado – é a publicação do Provimento 74/2018 pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que estabelece padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados e a publicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Lei 13.709/2018 – que exigirá ainda mais a presença de profissionais extremamente qualificados.
Entre as principais funções do profissional de TI está a de garantir a segurança dos dados e a continuidade dos serviços, realizar auditorias no sistema, apresentar novas tecnologias e realizar a manutenção preventiva dos equipamentos.
Também implementarão e zelarão pelo controle de acesso de navegação dos colaboradores ou proteção contra o salvamento de dados sem permissão. Além disso, irão garantir disponibilidade e estabilidade do ambiente de hardwares e softwares e da segurança virtual das informações, cuidando do armazenamento físico e do caminho que esses dados percorrem para transitar entre os servidores.
Listadas todas as vantagens de se ter um profissional de TI dentro do cartório, pode surgir a dúvida: devo contratar um responsável pela área de TI em período integral ou contratar uma empresa terceirizada? A resposta é: isso depende de muitas variáveis, como tamanho do cartório e número de colaboradores, quantidade de atendimentos ou solicitações mensais e tempo médio para resolução do problema.
A principal vantagem de se manter um departamento no lugar de terceirizar é poder contar integralmente com a dedicação dos profissionais e o conhecimento sobre o ambiente do cartório, o que gera rapidez na solução de problemas e agiliza a produção. Em contrapartida, essa praticidade pode pesar no bolso, pois implica despesas trabalhistas e disponibilização de infraestrutura para instalação da equipe. No entanto, se as demandas forem poucas, manter uma equipe interna pode gerar custos excessivos.
Hoje, é possível terceirizar a equipe de TI parcial ou integralmente, ou seja, é possível ter colaboradores disponíveis em período integral para demandas mais frequentes e terceirizar aqueles que irão solucionar problemas mais específicos e menos frequentes. Por exemplo, é possível contratar desde serviços de manutenção rotineiros até disponibilização de nuvem e segurança dos dados. Dessa forma, pode-se comprar soluções de acordo com as necessidades da serventia e pelo período desejado, o que acaba sendo um excelente custo-benefício.
Outra vantagem em terceirizar, é que o cartório terá sempre uma equipe qualificada e atualizada para lidar com sistemas, equipamentos e softwares, uma vez que a maioria dos profissionais é especializada e treinada de acordo com as demandas. Já o profissional interno deverá ser incentivado a se atualizar e se capacitar constantemente, investindo em cursos e atualizações inerentes ao setor.
Apresentados todos os modelos e seus prós e contras fica mais fácil escolher e manter sua serventia sempre atualizada e eficiente e dentro dos padrões de segurança exigidos pelo CNJ e pela Lei Geral de Proteção de Dados.
*Joelson Sell é sócio e fundador da Escriba. Diretor de negócios e expansão. Formado em Gestão Comercial pela UNOPAR.