Com inovação, tecnologia e capacitação contínua da equipe, serventia conquista reconhecimento nacional e se prepara para novos desafios
O Registro de Imóveis de Coronel Fabriciano, sob a liderança do oficial Vinícius Guimarães de Barros, conquistou o Prêmio Ouro do Programa de Qualidade Total (PQTA) 2024, reconhecimento que reflete o esforço contínuo da equipe em implementar práticas de excelência e inovação tanto na gestão interna quanto no atendimento ao público.
A jornada rumo à qualidade na serventia começou em 2018, quando o oficial assumiu a direção do cartório e iniciou os processos de melhoria. O ponto de partida foi o curso Lapidando Diamantes, oferecido pela Txai, que resultou na digitalização do acervo, concluída em 2023, e na alimentação do sistema de gestão, finalizada no início de 2024, que começou pelas matrículas, até abranger todas as transcrições. A contratação do sistema Hector, centrado em indicadores de desempenho, foi outro passo fundamental para modernizar e otimizar as operações.
Não há dúvida também de que os investimentos em tecnologia e infraestrutura contribuíram de forma decisiva para o avanço registrado nos últimos anos. Atualmente, o cartório conta com sede própria, construída com base em indicadores colhidos ao longo dos anos, com o objetivo de proporcionar melhor experiência tanto aos colaboradores quanto ao público. Além disso, foi implementado o registro expresso para títulos simples, que permite análise imediata na recepção, para tornar o processo mais ágil. Outra inovação foi a contratação de um sistema de gestão integrado de recursos humanos, que tornou as operações mais eficientes e facilitou a análise de desempenho dos colaboradores.
A preparação dos colaboradores foi outro fator essencial à expansão. Além dos treinamentos internos, a equipe passou por um processo de gamificação (dinâmica que utiliza elementos típicos de jogos), que, segundo o oficial, contribuiu para aumentar a interação e motivar o desenvolvimento do time. A realização de reuniões semanais de alinhamento e dinâmicas de grupo, além da oferta de capacitações externas, também foram fundamentais para que a equipe se tornasse apta a lidar com as mudanças pretendidas e atender aos padrões de qualidade estabelecidos.
Para ampliar a satisfação e a motivação e promover o bem-estar dos colaboradores, o cartório investiu em diversas iniciativas, entre as quais um plano de cargos e salários, que prevê bonificações e gratificações, aliado a benefícios como acompanhamento psicológico, ginástica laboral, plano de saúde e odontológico. Além disso, a sede do cartório foi projetada para oferecer máximo conforto e qualidade de vida no ambiente de trabalho, por meio da criação de espaços de descanso e relaxamento.
Sobre o PQTA, embora a serventia participe da premiação desde 2023, a conquista do troféu Ouro surpreendeu o oficial e os colaboradores, já que, segundo Barros, a expectativa era pelo Bronze. “Com este reconhecimento, percebemos o quanto já havíamos avançado”, afirma.
DESAFIOS
O processo de evolução do cartório não foi, entretanto, isento de desafios. Contudo, com a implementação das iniciativas listadas acima, foi possível reduzir o tempo de conclusão dos serviços para apenas dois dias úteis. Além disso, saídas inesperadas de funcionários foram superadas pela qualificação contínua da equipe.
A receptividade dos clientes às mudanças efetuadas tem sido a melhor possível, como têm revelado, inclusive, diversas postagens espontâneas em redes sociais. “Normalmente, usuários criticam os serviços cartorários ou simplesmente nada falam. Por isso, foi gratificante ver pessoas filmando e postando elogios sobre nossos serviços”, conta o oficial. O reconhecimento também veio de colegas de outros cartórios, que têm buscado conhecer as práticas adotadas e as tecnologias utilizadas para alcançar os resultados esperados.
A próxima meta é alcançar o Prêmio Diamante do PQTA e o selo Great Place to Work (GPTW) em 2026. “Estamos sempre em busca de melhorias e temos grandes planos para o futuro. Queremos continuar sendo uma referência de qualidade e inovação no serviço público”, antecipa Barros.
O caminho trilhado pelo Registro de Imóveis de Coronel Fabriciano demonstra que a combinação de inovação, investimentos em infraestrutura e capacitação constante da equipe pode levar à excelência dos serviços prestados à população, com impacto positivo para todos os envolvidos. Vale seguir o exemplo.